Wie funktionieren Audits?
„Auditophysie“
Ein Audit dient grundlegend einem Vergleich von Soll und Ist, von Theorie und Praxis, von Vorgabe und Erfüllung. Damit sollte sich aber kein Unternehmen zufriedengeben. Ein Audit eröffnet ihm neue Perspektiven und kann erste Antworten auf Fragen wie „Was ist noch wichtig, interessant oder zu verbessern?“ oder ein „Was wäre, wenn …?“ geben. In der Praxis werden die beiden Perspektiven oft kombiniert eingesetzt. Unternehmensziele und besondere Anlässe bilden die Grundlage, um Auditziele und sich daraus ergebende Perspektiven abzuleiten.
Audits unterstützen bei der Erreichung von Unternehmenszielen
Wertvolle Unterstützung zur Erreichung von Unternehmenszielen leisten Audits bei folgenden Aufgaben:
- Potenziale zur Optimierung von Prozessen und Arbeitsweisen zu ermitteln
- ein Managementsystem, zum Beispiel für Qualität, Umwelt, Energie, Informationssicherheit, Daten- oder Arbeitsschutz, nach international anerkannten ISO-Standards einzuführen und weiterzuentwickeln
- die Einführung oder die Einhaltung einer neuen Vorgabe zu bewerten
- eine Änderung von Abläufen auf ihre Umsetzung in der Praxis zu prüfen
- Chancen und Risiken zu ermitteln
- generell die Auswirkungen von Veränderungen bei Prozessen, Produkten, Standorten und Rahmenbedingungen auf die betriebliche Praxis zu verfolgen
Auditprogrammplanung und Auditauftrag
Das Auditprogramm
Auditziele werden in Abstimmung mit den Unternehmenszielen und anstehenden Veränderungen im Auditprogramm des Unternehmens zusammengefasst. Unternehmen auditieren idealerweise chancen- und risikobasiert. Diese Entwicklung wird durch die Veränderungen der ISO-Normen der letzten Jahre unterstützt. Eine entsprechende Schwerpunktsetzung sollte sich nun im Auditprogramm widerspiegeln. Empfehlenswert sind eine mindestens jährliche Planung der Audits und ihre regelmäßige Aktualisierung sowie ein kompetenter Verantwortlicher, der das Auditprogramm entwickelt und steuert.
Der Auditauftrag
Ein Audit hat idealerweise einen aus dem Auditprogramm abgeleiteten Auditauftrag und eine systematische Vorgehensweise. Der Auditauftrag hat – sehr wichtig – ein Auditziel, aus dem sich Auditkriterien, -art und -organisation ableiten lassen. Die systematische Vorgehensweise umfasst sowohl eine gute Auditplanung und -vorbereitung sowie kompetente und objektive Durchführung als auch eine zielorientierte Nachbereitung und Übergabe der Auditergebnisse an die Verantwortlichen. Auch Lieferanten- und externe Audits benötigen klare Auditaufträge.
Die Auditplanung im Detail
Auditziel
Wozu trägt das Audit bei?
Ein Auditziel strategischer Art kann sein, zu prüfen, ob ein neuer Kunde oder eine neue Branche mit den bestehenden Prozessen bedient werden kann.
Ein Auditziel auf der operativen Ebene kann sein, die tatsächliche Umsetzung eines neuen qualitätssichernden Arbeitsablaufs zu prüfen.
Auditkriterien
Welche Vorgaben oder Wünsche sollen erfüllt werden?
Auditkriterien sind je nach Auditziel: ISO-Normen für Managementsysteme aller Art, interne Arbeitsanweisungen, Kundenanforderungen, Leistungsindikatoren, Projektauftrag, Gesetze und Vorschriften, Leitfäden oder andere Unternehmensziele und Perspektiven.
Auditart
Welcher Bereich wird betrachtet?
- Beim Managementsystemaudit werden Stichproben zur Normerfüllung quer durch alle Prozesse und Organisationseinheiten genommen. Die Unternehmenszentrale ist immer dabei.
- Das Prozessaudit nimmt Stichproben in einem oder mehreren Prozessen und in den jeweils zuständigen Organisationseinheiten.
- Das Produktaudit beurteilt sowohl die erreichte Produktqualität als auch den Weg dorthin. Gleiches gilt für ein Dienstleistungsaudit.
- Das Performance-Audit untersucht eine bestimmte Leistungserbringung.
- Das Projekt-Audit hilft, Projektfortschritte und Meilensteine zu beurteilen.
- Das Compliance-Audit prüft, ob rechtliche oder behördliche Vorschriften und ihre organisatorischen Handlungspflichten in den betroffenen Prozessen eingehalten werden.
Auditorganisation
Wie erreicht das Audit am besten sein Ziel?
Zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein gilt auch für Audits. Zeitlich muss zum Beispiel berücksichtigt werden, ab wann eine Veränderung in der Ablauforganisation in der Praxis sinnvoll geprüft werden kann. Je nachdem, wie sich eine aussagekräftige Stichprobe zum Auditziel gestaltet, sind Standorte, Bereiche und zu befragende Personen festzulegen.
Die Auditmethode beinhaltet zumeist einen Mix aus Dokumentensichtung, Ortsbegehung, Beobachtung und Befragung. Es können Umfragen initiiert werden, Einzel- oder Gruppengespräche stattfinden. Wichtig ist, die richtigen Personen zum Thema zu befragen und fragen zu lassen. Sie benötigen teils Fachwissen, teils den Überblick über den auditierten Bereich.
Die Kompetenz der Auditoren ist eine ebenso wichtige Voraussetzung für ein gelungenes Audit wie die Kooperation der daran Beteiligten.
