Kompetenzanforderungen an Auditoren
Das sollten Auditoren mitbringen
Von den Aufgaben zu den Kompetenzen
Grundsätzlich sind die meisten Aufgaben zur eigenständigen Durchführung eines Audits für interne und externe Auditoren gleich. Auditleiter, die ein Team durch den Auditprozess führen, benötigen mehr Führungskompetenzen. Externe Auditoren müssen ein breiteres Wissen sowie mehr Fach- und Branchenexpertise mitbringen.
Kompetenzfelder
Ein Auditor benötigt Methoden-, Fach-, Sozial- und persönliche Kompetenzen. Während er in Bezug auf die Auditmethode die vollständige Handlungskompetenz mitbringen muss, reicht fachlich zumeist ein gutes Verständnis von Branchen-, Produkt- oder Organisationsspezifika. Soziale Kompetenzen befähigen den Auditor, auf die Sichtweisen der Prozessbeteiligten adäquat einzugehen. Persönliche Kompetenzen benötigt er, um auf Augenhöhe zu kommunizieren und als Experte für den Auditprozess akzeptiert zu werden.
„Auditieren können“ als Schlüsselkompetenz
Auditoren sind Quereinsteiger. Sie bringen üblicherweise eine Berufsausbildung und idealerweise mindestens vier Jahre Berufserfahrung mit – davon zwei in Verbindung mit dem Regelwerk, nach dem auditiert werden soll. Eine fundierte interne bzw. externe Auditorenausbildung ist absolut empfehlenswert, auch wenn Audits in den allermeisten Fällen nur Nebentätigkeiten sind. Professionell auditieren können ist grundsätzlich eine Schlüsselqualifikation, die Auditoren auch in anderen Positionen wie Projektleitung, Führung, Beratung oder Begutachtung einsetzen können.
Die wichtigsten Kompetenzen von Auditoren
Diese Kompetenzen sollten je nach Komplexität und Schwierigkeitsgrad des Audits berücksichtigt werden, wenn es um die Auswahl und Bewertung bzw. Ausbildung von Auditoren geht:
Methodisch
- Ziel- und ergebnisorientierte Gespräche gemäß Auftrag führen
- Gesprächstechniken anwenden
- Gute Auditpraxis und Regelkreis des Auditprozesses nach ISO 19011 beherrschen
- Analysieren, ggf. auch komplexer Sachverhalte
- Ergebnisse dokumentieren und präsentieren
- Auf Basis objektiver Nachweise bewerten und priorisieren
Sozial
- Teamfähig sein
- Kommunikationsfähig sein
- Wertschätzend agieren
- Unterschiedliche Meinungen moderieren
- Konflikte aushalten und beilegen
- Sich angemessen durchsetzen und kooperieren
- Überzeugend argumentieren
- Feedback geben
- Empathisch und diplomatisch sein
- Kulturelle Unterschiede einbinden
Fachlich
- Über generelles Wissen zu Aufbau- und Ablauforganisationen verfügen
- Tätigkeiten, Struktur, Kultur und Führung des Unternehmens kennen
- Anzuwendende Vorgaben wie Normen, rechtliche Vorschriften, Vertragsbedingungen interpretieren
- Über Branchen- und Technologie-Know-how verfügen
- Relevanz von spezifischen Rahmenbedingungen und interessierten Parteien einschätzen
Persönlich
- Integer und aufrichtig sein
- Verantwortungsvoll und ethisch handeln
- Objektiv und unparteilich vorgehen
- Aufgeschlossen und flexibel sein
- Schnelle Auffassungsgabe haben und aufmerksam sein
- Selbstständig organisieren, recherchieren und kombinieren
- Zuverlässig und genau arbeiten
- Ausdauernd und engagiert sein
- Selbstsicher auftreten
- Humor mitbringen
Stichwort: Unparteilichkeit
Unparteilichkeit und Objektivität sind für Zertifizierungsauditoren eine Selbstverständlichkeit. Sie unterzeichnen im Rahmen ihrer Tätigkeit einen entsprechenden Kodex.
DIN EN ISO 9001:2015 fordert jedoch auch für interne Auditoren: „Auditoren so auswählen und Audits so durchführen, dass Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sichergestellt sind“. Das ist intern nicht erst spätestens bei der Befragung der Geschäftsführung etwas schwierig, aber machbar. Gelebte Praxis ist, dass der Auditor nicht direkt dem auditierten Bereich angehört. Bewährt hat sich auch, zu zweit zu auditieren. So ergänzt man sich nicht nur beim Fragen und Protokollieren, sondern auch bei den Kompetenzen und der Objektivität. Vermeiden sollte man im Rahmen von ISO 9001-Audits auf jeden Fall, dass eine Führungskraft seinen direkt unterstellten Mitarbeiter auditiert und umgekehrt. Bei nicht normenbezogenen Audits kann aber auch eine solche Variante ausprobiert werden.
Um die Unabhängigkeit interner Auditoren zu wahren, wurde in der Praxis schon der interne Auditortausch zwischen Unternehmen ausprobiert. Er funktioniert leider selten gut. Der Aufwand des durch einen Tausch vermittelten Auditors für die Vorbereitung eines Audits im fremden Unternehmen wird oft unterschätzt; die Erwartungen an ihn sind aber genauso hoch wie an einen professionellen Auditor. Datenschutz und Geheimhaltung müssen zudem klar geregelt sein. Stehen nicht ausreichend qualifizierte interne Auditoren zur Verfügung, können alternativ externe Profis mit internen Audits beauftragt werden.
| Berufsbild Auditor Für die Integrität und Zuverlässigkeit von Unternehmen ist das Einhalten von gesetzlichen, behördlichen und normativen Vorgaben und Anforderungen essenziell. Neben dem Feststellen der Konformität können im Rahmen eines Audits unter anderem bewährte Praktiken erkannt, Lücken identifiziert und Optimierungspotenziale aufgedeckt werden. Auditoren können so einen entscheidenden Beitrag für das Unternehmen leisten und haben gute Karriereaussichten in den verschiedensten Branchen. Antworten auf die wichtigsten Fragen finden Sie in unserem Berufsbild zum Auditor:
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Orientierungshilfen zu geforderten Auditkompetenzen
Für alle Auditoren: ISO 19011
Der „Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen“ beschreibt Auditprinzipien, die gute Auditpraxis und die dafür notwendigen Kompetenzen von Auditoren. Er ist das Standardwerk für Auditexperten mit dem Anspruch, einen systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zu beherrschen sowie objektive Nachweise und Bewertungen zu erlangen. ISO 19011 ist eine Anleitung zum Auditieren von Managementsystemen und kann auf andere Arten von Audits übertragen werden.
Speziell für Zertifizierungsauditoren: ISO/IEC 17021
Die Norm fordert bestimmtes Wissen und Fertigkeiten. ISO/IEC 17021-1 beinhaltet allgemeine Anforderungen an die Kompetenz von Zertifizierungsauditoren. Die ergänzenden Normen ISO/IEC 17021-x enthalten zusätzliche sektorspezifische Anforderungen. Für ISO 9001-Auditoren gilt ISO 17021-3. Auf Basis dieser Normen legt die DAkkS Anforderungen an die Bewertung der Kompetenz von Auditoren für Zertifizierungsgesellschaften fest.
European Organization for Quality (EOQ)
Die European Organization for Quality (EOQ) ist ein Zusammenschluss von nationalen Organisationen, die sich im Themenfeld der Qualität vernetzen. Die EOQ entwickelt auf europäischer Ebene anerkannte Kompetenzstandards unter anderem für Auditoren und stellt sie akkreditierten Personenzertifizierungsstellen zur Verfügung. Die „Anforderungen an Fachpersonal im Bereich Qualitätsmanagement“ beziehen den Quality Auditor und Quality Lead Auditor mit ein. EOQ-Zertifikate genießen internationale Anerkennung. DGQ-Weiterbildungen und -Zertifizierungen im Qualitätsmanagement orientieren sich an diesem Standard.
